Manual de publicación de Eventos

En Evento Ciencia podrás incluir nuevos eventos tú mismo, en representación de tu organización, o mandarlos para que el equipo lo haga por ti.

Existen varias maneras de compartir tus eventos con el calendario de Evento Ciencia: mediante el formulario oficial, con el formulario para invitados y enviándonos los eventos por correo. ¿Cuál es la forma que mejor se ajusta a tus necesidades?

¡Atención!

El equipo de Evento Ciencia es muy modesto. Para poder atender a la inmensa cantidad de eventos que existen solo en territorio español necesitamos la colaboración de las entidades.

Por favor, colaborad registrando vuestra entidad en nuestra base de datos de Organizadores ¡y compartir vuestros eventos!

Compartir un evento no lleva más de 45 segundos y es completamente gratuito.

¡Nosotros nos encargamos de difundirlo usando nuestras redes y gracias a nuestros colaboradores!

El formulario oficial de Evento Ciencia

Si vas a organizar eventos de una manera regular, más o menos espaciada, te aconsejamos el formulario oficial, que es la más completa. No se tardan más de 45 segundos por evento (sí, lo hemos medido) y el resultado es el óptimo para publicitar tus eventos. Esto supone registrarse de manera completamente gratuita y acceder a todos los servicios y beneficios de Evento Ciencia.

¿Para quién?

Para entidades y particulares que organizan eventos de manera regular.

  • Asociaciones
  • Laboratorios
  • Universidades
  • Unidades de Cultura Científica
  • Gabinetes de Prensa
  • Empresas
  • Colectivos

¿Qué necesitas?

Registrarte en la página de Evento Ciencia como organizador a través de este formulario.

Si ya te has registrado como suscriptor, actualizaremos tu perfil para que tengas acceso a la creación de eventos.

¿Cómo funciona?

En realidad es muy sencillo.  Usa el formulario de la web siguiendo las instrucciones del propio formulario o las de este manual. 

Incluir un evento nuevo solo lleva ¡45 segundos! Lo hemos medido para asegurarnos de que te lleva el menor esfuerzo posible.

Rellenar el formulario es tan fácil como seguir las indicaciones del mismo. No obstante, queremos resolver todas las dudas, así que repasamos cada punto de forma individual. Nos gustaría dejar claro que el formulario tiene una cantidad enorme de opciones y funciones, pero no es necesario usarlas todas.

Para incluir un Evento Ciencia los únicos apartados imprescindibles son: Título, Día y Hora, Localización y Tipo de Evento.

Título 

Añadimos el título del evento terminado con un “en” y el sitio donde se celebra. Por ejemplo, Charla científica en Murcia. Podemos concretar todo lo que queramos Charla científica en Santomera, por ejemplo. Esto es importante para que se distinga la localización de un vistazo y ayuda a los buscadores a encontrar los eventos asociados a la localidad.

Si no existe una localización exacta de referencia o es una actividad global online, puedes prescindir de colocar el “en” o, mejor aún, puedes añadir una coletilla de Online

Descripción

Corresponde a la caja que hay bajo el botón “añadir objeto”, aunque no tiene título. Aquí podemos pegar la descripción para nuestro evento o escribir una nueva. El texto es completamente versátil y podemos añadir cualquier cosa: vídeos, imágenes, maquetar el texto a nuestro gusto, enlazar…

Prueba a copiar y pegar el texto de la web que hospeda el evento si quieres dejarlo igual. Con el botón del que hablábamos, “añadir objeto”, podemos subir imágenes para insertar dentro de la entrada del texto. También tiene un editor HTML para tocar el código en caso necesario.

Día y Hora

En esta sección hay diversas opciones aunque no todas son necesarias. Lo más sencillo es seleccionar la fecha y la hora del evento sin más. No necesitamos marcar ninguna otra cosa. No obstante, también podemos aprovechar las opciones de más abajo. Estas ayudan a marcar en los buscadores datos adicionales sobre nuestro evento. En cualquier caso, lo dejamos a tu elección.

  • Si la jornada es completa, marcamos “Evento todo el día”
  • Si no queremos señalar el horario concreto, marcamos “Ocultar la hora del evento”
  • El “Ocultar la hora de finalización del evento” nos permite dejarlo abierto si no sabemos cuándo acabará

En el apartado “Tiempo para comentar” podemos abrir una ventana de tiempo, en horas, para que los interesados pongan sus comentarios después de que haya acabado el evento. Esta es una manera más de obtener feedback.

Evento Dirección

Este apartado sirve para mostrar la localización en el mapa inferior. También conecta con Google Maps para dar indicaciones exactas de cómo llegar. No obstante, es más importante la sección “Localización” de este mismo formulario ya que permite catalogar los eventos por zona. Si no quieres rellenar este apartado, no pasa nada.

En Evento Ciencia hemos recopilado una gran cantidad de direcciones, aunque seguimos filtrando nuevos lugares. Busca el tuyo y, si no lo encuentras, elige “Insertar nuevo lugar”. 

  • En “Nombre del lugar” pondremos algo que indentifique el sitio (Murcia, o Museo de Ciencias Naturales).
  • En “Dirección del Evento” es donde colocaremos la dirección exacta. Esta aparecerá en la página del evento y, si es posible, el mapa la localizará con Google Maps.
  • También podemos colocar, si queremos, la latitud y la longitud  en coordenadas, lo que ayudará a localizar el sitio si no lo encuentra en el mapa y solo si lo necesitamos.
  • Podemos añadir un enlace al lugar del evento, si queremos añadir un contacto, y también una imagen del sitio para completar la información.

Programación Horaria

Evento Ciencia te permite añadir una programación concreta para que aparezca formateada en la página del evento de forma automática. También podemos añadir dicha programación por nuestra cuenta en la descripción. Es nuestra decisión y no tiene mayor implicación que nuestra comodidad.

Si queremos usar el programador, debemos pulsar en “Añadir horario de la jornada”. 

Añadimos un título de la jornada y pulsamos, más abajo en “Añadir” para incluir el título de la charla, taller o evento concreto dentro de la jornada. Podemos incluir una descripción por cada actividad y crear una línea de programa por jornada.

SEO

Este apartado está pensado para mejorar la identificación por parte de los buscadores. Ahora, Google, Bing y otros similares buscan e identifican los eventos y su estado: activo, postpuesto, online o cancelado. De esta manera, cuando alguien se interese por él, el buscador puede mostrarle en qué estado se encuentra y hasta las razones por las que se ha decidido otorgarle cierto estatus. 

Esta opción no tiene un reflejo directo en la página del evento, sino en las búsquedas de los usuarios, lo que lo hace aún más importante. Aún así, es totalmente voluntario indicarlo.

Para señalar que el evento ha sido cancelado dentro de su página, y en el calendario, usamos el “Tipo de Evento: Cancelado”.

Enlaces A Los Eventos

Incluiremos el enlace al evento en el apartado “Enlace a tu Evento”. Podemos cambiar el nombre del botón “Más información”. El señalador “Ventana actual” sirve para indicarle al navegador si queremos que se abra en una ventana nueva o en esta misma cuando pinchen en él.

El apartado “Enlace sustitutivo” no se rellena si no es con instrucciones precisas. Esta modalidad de enlace se emplea en eventos y situaciones técnicas concretas y no es necesario para mostrar los eventos de forma general.

Coste

Si el evento tiene algún coste, podemos indicarlo aquí.

Imagen destacada

Si tu evento tiene una imagen, un cartel o una identidad visual, este es el sitio para colocarla. Este apartado es importante para que el evento sea más atractivo. Y posicione mejor en Internet.

Atención, porque la imagen saldrá enorme en la página del evento, además de en el propio calendario, así que debería ser de buena resolución, apaisada o cuadrada, y los suficientemente grande. 

Si no tienes ninguna imagen, no pasa nada, Evento Ciencia está preparada para colocar una imagen automática según el “Tipo de Evento” que marques.

Localización

Aparte de la dirección del evento (en la sección “Evento Dirección”), esta categoría sirve para organizar mejor todos los eventos. Es muy importante que marques la categoría superior (Región de Murcia) y la localización más o menos exacta (Murcia). 

Esto permite a los usuarios encontrar los eventos por zonas. También permite suscribirse a los que se celebran en lugares concretos.

Podemos, e iremos, añadiendo más localizaciones, aunque solo de las ciudades principales por una cuestión logística. Si crees que deberíamos añadir una localización nueva, háznoslo saber.

Tipo de Evento

En este apartado clasificamos los tipos de evento. Hemos creado unas categorías generales que tratan de abarcar todos los que existen, aunque estas irán actualizándose y cambiando. 

Es importante ser prolijos y marcar solo un “Tipo” siempre que sea posible. No obstante, podemos marcar más de uno si así lo consideramos. Esto, por ejemplo, es algo común para los tipos “Cancelado” y “Online”. 

Cancelado mostrará un aviso en rojo en ciertas partes del calendario. Online indicará que el evento o recurso son accesibles de manera Online (independientemente de si son presenciales o no). Para eventos grandes, con muchos tipos de eventos distintos, está la categoría Macro Eventos / Congresos

Evento Cancelado

Etiquetas

Esta sección sirve para poner en común los diversos temas y puntos que relacionan un Evento Ciencia. Se utiliza como apoyo y para completar información. Es, por tanto, una sección secundaria. Aquí, por ejemplo, podemos etiquetar “Biología”, o “Universidad de Murcia”. 

La primera etiqueta marca claramente la temática. La segunda no sirve para indicar quién es el organizador, sino que es una manera de enlazar todas las publicaciones que se celebran, son organizadas o tienen algún tipo de relación con la Universidad de Murcia. 

El uso de etiquetas es libre, pero os aconsejamos no abusar. El máximo de tres etiquetas por evento es una regla general (aunque podemos usar cuantas queramos). Es importantísimo no duplicar y emplear las usadas (por ejemplo, no es correcto Biología, biología y biologia. Mejor solo Biología)

Nota Al Revisor/a

¿Hay alguna indicación concreta que debamos saber? Por ejemplo, ¿necesitas que creemos una nueva localización? ¿Crees que no son suficientes los tipos de eventos? ¿Quieres que revisemos algo concreto? Con esta función nos llegará el mensaje.

Aún así, te recomendamos que copies y pegues el mensaje para hacerlo llegar por las vías comunes, como el formulario de contacto o las redes sociales.

El formulario para invitados

Este formulario es una versión para usuarios no registrados e invitados que quieren apuntar rápidamente un evento. No es necesario registrarse ni identificarse para enviar los datos.

La información nos llega al correo electrónico por lo que podemos tardar un poco más en revisarla. Si vas a enviar eventos de manera regular, pertenezcas o no a una entidad, te recomendamos que te registres como organizador (aunque no quieras representarte más que a ti. La presentación, como organizadores, también puede ser anónima).

¿Para quién?

Para usuarios que no quieren registrarse

¿Qué necesitas?

Rellenar el formulario de Google siguiendo las instrucciones. Es una versión un poco simplificada del formulario oficial, por lo que no tiene tantas funcionalidades.

¿Cómo funciona?

Desde que se envía un evento hasta que lo recibimos y procesamos pueden pasar varios días. El equipo de Evento Ciencia es muy pequeñito y tenemos docenas de tareas: revisar los contenidos, buscar nuevos eventos, hacer que todo funcione. 

Aún así, a veces los correos pasan desapercibidos, así que pedimos disculpas de antemano si eso pasa. Por favor, tened algo de paciencia. Si no, siempre está el formulario oficial de presentación de eventos. ¡Con solo 45 segundos puedes tener el evento publicado!

Solo es necesario seguir las indicaciones del mismo. Las opciones son mucho más escasas que en el formulario oficial, como es lógico. Los apartados indispensables están marcados con asterisco en el propio formulario.

Título del Evento

Añadimos el título del evento terminado con un “en” y el sitio donde se celebra. Por ejemplo, Charla científica en Murcia. Podemos concretar todo lo que queramos Charla científica en Santomera, por ejemplo. Esto es importante para que se distinga la localización de un vistazo y ayuda a los buscadores a encontrar los eventos asociados a la localidad.

Si no existe una localización exacta de referencia o es una actividad global online, puedes prescindir de colocar el “en” o, mejor aún, puedes añadir una coletilla de Online

Descripción del Evento

Incluimos aquí la descripción. Permite poner enlaces y, si añades algún código, trataremos de añadirlo al evento en el calendario. No obstante, el formulario solo permite añadir texto sin maquetar.

Día de inicio y Día que finaliza

En esta sección añadirelos la fecha y la hora del evento sin más. Si la jornada es completa, marcamos Sí en la pregunta “¿Es todo el día?”, a continuación. También podemos añadir el horario en las siguientes secciones.

Si queremos añadir una programación de la jornada tendremos que hacerlo en la “Descripción”.

¿Quién lo organiza?

Los organizadores son los colaboradores principales de Evento Ciencia. Además de tener su propio usuario en la plataforma, están identificados para señalar su papel en la creación del evento. No obstante, en esta ocasión solo es necesaria una referencia para poder identificarlos.

¿El evento tiene algún coste?

Rellenamos solo en caso afirmativo.

¿Dónde se celebra?

Aquí añadiremos las notas y direcciones sobre la localización del evento. Nosotros filtraremos y ordenaremos al pasar la información al calendario.

¿Qué tipo de evento es? 

Seleccionamos de la lista el tipo de evento que es. En caso de no encajar, seleccionamos Otro e indicamos qué tipo debería ser. Nosotros lo clasificaremos.

¿Nos sugieres alguna imagen para el evento?

Si el evento tiene una imagen, un cartel o una identidad visual, por favor, danos un enlace en el que podamos encontrarla. Este apartado es importante para que el evento sea más atractivo. Y posicione mejor en Internet.

Nota Al Revisor/a

¿Hay alguna indicación concreta que debamos saber? Por ejemplo, ¿crees que no son suficientes los tipos de eventos? ¿Quieres que revisemos algo concreto? Con esta función nos llegará el mensaje. Aún así, te recomendamos que copies y pegues el mensaje para hacerlo llegar por las vías comunes, como el formulario de contacto o las redes sociales.

Manda tus eventos a nuestro correo

Si tu organización cuenta ya con una lista de correo donde manda los eventos de interés o, sencillamente, tienes la nota de un evento que quieres enviarnos siempre puedes mandarnos un correo a:

[email protected]

En Evento Ciencia somos muy pocos pero tratamos de recopilar toda la información disponible sobre los eventos de divulgación científica con el fin de que puedas encontrarlos en un solo sitio.

También es cierto que damos más prioridad a los eventos directamente compartidos por las vías oficiales por los organizadores debido a una cuestión puramente logística. No obstante, procesaremos los eventos de  nuestro correo lo antes posible.

Toda aportación es bienvenida y de incalculable valor para conseguir el objetivo de este proyecto: reunir todos los eventos de divulgación científica en un solo sitio. ¡Gracias!

El panel para añadir nuevos eventos

Si ya tenéis un perfil para organizadores, dispondréis de acceso al panel de usuarios y de nuevos eventos. Esta es la forma más completa de todas ya que da acceso al compendio completo de opciones. También permite editar los eventos una vez creados. El método más sencillo es el formulario oficial, pero este es casi tan rápido. 

¿Para quién?

Para entidades y particulares que organizan eventos de manera regular.

  • Asociaciones
  • Laboratorios
  • Universidades
  • Unidades de Cultura Científica
  • Gabinetes de Prensa
  • Empresas
  • Colectivos

¿Qué necesitas?

Registrarte en la página de Evento Ciencia como organizador a través de este formulario.

Si ya te has registrado como suscriptor, actualizaremos tu perfil para que tengas acceso a la creación de eventos.

¿Cómo funciona?

Se pueden añadir y editar eventos de igual manera que un artículo de blog, pero añadiéndole la temporalidad y alguna característica más. 

Podemos acceder al panel eventos pulsando en el menú superior "+ Añadir" y "Evento". Otra forma de acceder es entrando en el escritorio de la web, pulsando Acceder y, en el menú lateral, "M.E. Calendario", "Nuevo evento".  Una vez en el panel, rellenar el formulario es tan fácil como seguir las indicaciones del mismo. El panel se divide en tres partes fundamentales.

La primera, en la zona superior, contiene el titulo y la descripción, de la misma forma que un artículo de blog.  La segunda, la parte inferior, es la que controla las características del evento. La tercera, en el lateral, controla la clasificación del evento y detalles estéticos.

Nos gustaría dejar claro que el formulario tiene una cantidad enorme de opciones y funciones, pero no es necesario usarlas todas. Para incluir un Evento Ciencia los únicos apartados imprescindibles son: Título, Día y Hora, Localización y Tipo de Evento.

Imagen destacada

Si tu evento tiene una imagen, un cartel o una identidad visual, este es el sitio para colocarla. Este apartado es importante para que el evento sea más atractivo. Y posicione mejor en Internet.

Atención, porque la imagen saldrá enorme en la página del evento, además de en el propio calendario, así que debería ser de buena resolución, apaisada o cuadrada, y los suficientemente grande. 

Si no tienes ninguna imagen, no pasa nada, Evento Ciencia está preparada para colocar una imagen automática según el “Tipo de Evento” que marques.

Título 

Añadimos el título del evento terminado con un “en” y el sitio donde se celebra. Por ejemplo, Charla científica en Murcia. Podemos concretar todo lo que queramos Charla científica en Santomera, por ejemplo. Esto es importante para que se distinga la localización de un vistazo y ayuda a los buscadores a encontrar los eventos asociados a la localidad.

Si no existe una localización exacta de referencia o es una actividad global online, puedes prescindir de colocar el “en” o, mejor aún, puedes añadir una coletilla de Online

Descripción

Corresponde a la caja que hay bajo el título. Aquí podemos pegar la descripción para nuestro evento o escribir una nueva. El texto es completamente versátil y podemos añadir cualquier cosa: vídeos, imágenes, maquetar el texto a nuestro gusto, enlazar…

Prueba a copiar y pegar el texto de la web que hospeda el evento si quieres dejarlo igual. Con el botón del que hablábamos, “añadir objeto”, podemos subir imágenes para insertar dentro de la entrada del texto. También tiene un editor HTML para tocar el código en caso necesario.

Día y Hora

En esta sección hay diversas opciones aunque no todas son necesarias. Lo más sencillo es seleccionar la fecha y la hora del evento sin más. No necesitamos marcar ninguna otra cosa. No obstante, también podemos aprovechar las opciones de más abajo. Estas ayudan a marcar en los buscadores datos adicionales sobre nuestro evento. En cualquier caso, lo dejamos a tu elección.

  • Si la jornada es completa, marcamos “Evento todo el día”
  • Si no queremos señalar el horario concreto, marcamos “Ocultar la hora del evento”
  • El “Ocultar la hora de finalización del evento” nos permite dejarlo abierto si no sabemos cuándo acabará

En el apartado “Tiempo para comentar” podemos abrir una ventana de tiempo, en horas, para que los interesados pongan sus comentarios después de que haya acabado el evento. Esta es una manera más de obtener feedback.

Repetir el Evento

Marcamos aquí la casilla "evento recurrente" y rellenamos según las condiciones: las veces que se repite o la temporalidad.

Programación Horaria

Evento Ciencia te permite añadir una programación concreta para que aparezca formateada en la página del evento de forma automática. También podemos añadir dicha programación por nuestra cuenta en la descripción. Es nuestra decisión y no tiene mayor implicación que nuestra comodidad.

Si queremos usar el programador, debemos pulsar en “Añadir horario de la jornada”. 

Añadimos un título de la jornada y pulsamos, más abajo en “Añadir” para incluir el título de la charla, taller o evento concreto dentro de la jornada. Podemos incluir una descripción por cada actividad y crear una línea de programa por jornada.

Localización (Dirección)

Este apartado sirve para mostrar la localización en el mapa inferior. También conecta con Google Maps para dar indicaciones exactas de cómo llegar. No obstante, es más importante la sección “Localización” de este mismo formulario ya que permite catalogar los eventos por zona. Si no quieres rellenar este apartado, no pasa nada.

En Evento Ciencia hemos recopilado una gran cantidad de direcciones, aunque seguimos filtrando nuevos lugares. Busca el tuyo y, si no lo encuentras, elige “Insertar nuevo lugar”. 

  • En “Nombre del lugar” pondremos algo que indentifique el sitio (Murcia, o Museo de Ciencias Naturales).
  • En “Dirección del Evento” es donde colocaremos la dirección exacta. Esta aparecerá en la página del evento y, si es posible, el mapa la localizará con Google Maps.
  • También podemos colocar, si queremos, la latitud y la longitud  en coordenadas, lo que ayudará a localizar el sitio si no lo encuentra en el mapa y solo si lo necesitamos.
  • Podemos añadir un enlace al lugar del evento, si queremos añadir un contacto, y también una imagen del sitio para completar la información.

Links

Incluiremos el enlace al evento en el apartado “Enlace a tu Evento”. Podemos cambiar el nombre del botón “Más información”. El señalador “Ventana actual” sirve para indicarle al navegador si queremos que se abra en una ventana nueva o en esta misma cuando pinchen en él.

El apartado “Enlace sustitutivo” no se rellena si no es con instrucciones precisas. Esta modalidad de enlace se emplea en eventos y situaciones técnicas concretas y no es necesario para mostrar los eventos de forma general.

Coste

Si el evento tiene algún coste, podemos indicarlo aquí.

SEO y Estado del Evento

Este apartado está pensado para mejorar la identificación por parte de los buscadores. Ahora, Google, Bing y otros similares buscan e identifican los eventos y su estado: activo, postpuesto, online o cancelado. De esta manera, cuando alguien se interese por él, el buscador puede mostrarle en qué estado se encuentra y hasta las razones por las que se ha decidido otorgarle cierto estatus. 

Esta opción no tiene un reflejo directo en la página del evento, sino en las búsquedas de los usuarios, lo que lo hace aún más importante. Aún así, es totalmente voluntario indicarlo.

Para señalar que el evento ha sido cancelado dentro de su página, y en el calendario, usamos el “Tipo de Evento: Cancelado”.

Etiquetas

Esta sección sirve para poner en común los diversos temas y puntos que relacionan un Evento Ciencia. Se utiliza como apoyo y para completar información. Es, por tanto, una sección secundaria. Aquí, por ejemplo, podemos etiquetar “Biología”, o “Universidad de Murcia”. 

La primera etiqueta marca claramente la temática. La segunda no sirve para indicar quién es el organizador, sino que es una manera de enlazar todas las publicaciones que se celebran, son organizadas o tienen algún tipo de relación con la Universidad de Murcia. 

El uso de etiquetas es libre, pero os aconsejamos no abusar. El máximo de tres etiquetas por evento es una regla general (aunque podemos usar cuantas queramos). Es importantísimo no duplicar y emplear las usadas (por ejemplo, no es correcto Biología, biología y biologia. Mejor solo Biología)

Localización

Aparte de la dirección del evento (en la sección “Evento Dirección”), esta categoría sirve para organizar mejor todos los eventos. Es muy importante que marques la categoría superior (Región de Murcia) y la localización más o menos exacta (Murcia). 

Esto permite a los usuarios encontrar los eventos por zonas. También permite suscribirse a los que se celebran en lugares concretos.

Podemos, e iremos, añadiendo más localizaciones, aunque solo de las ciudades principales por una cuestión logística. Si crees que deberíamos añadir una localización nueva, háznoslo saber.

Tipo de Evento

En este apartado clasificamos los tipos de evento. Hemos creado unas categorías generales que tratan de abarcar todos los que existen, aunque estas irán actualizándose y cambiando. 

Es importante ser prolijos y marcar solo un “Tipo” siempre que sea posible. No obstante, podemos marcar más de uno si así lo consideramos. Esto, por ejemplo, es algo común para los tipos “Cancelado” y “Online”. 

Cancelado mostrará un aviso en rojo en ciertas partes del calendario. Online indicará que el evento o recurso son accesibles de manera Online (independientemente de si son presenciales o no). Para eventos grandes, con muchos tipos de eventos distintos, está la categoría Macro Eventos / Congresos

Evento Cancelado